Вакансии

Вам предстоит:
1.       Обеспечивать жизнедеятельность офисов:

• закупка и контроль расходования канцтоваров, продуктов и воды, кейтеринга, мебели, средств индивидуальной защиты и т.п., обеспечение своевременного отслеживания остатков и оформление необходимых заказов товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса;
• взаимодействие с представителями арендодателя по вопросам обслуживания/эксплуатации офисов, ремонта, уборки, своевременности получения и проверки корректности документов и др. Проверка корректности снятия показаний счетчиков в офисах Фонда;
• организация подготовки новых рабочих мест для сотрудников;
• проверка исправности офисного оборудования, получение заявок работников Фонда о поломках, организация и отслеживание своевременного устранения неполадок, при необходимости организация ремонта;
• контроль поддержания чистоты, порядка и готовности офисных помещений и переговорных комнат к эксплуатации: взаимодействие с клининговой службой, организация расстановки мебели и оборудования;
• ведение учета товарно-материальных ценностей (канцелярия, продукты питания, сувенирная продукция и т.д.), своевременное отражение в учете получения, выдачи сотрудникам, оформление необходимых документов и передача их в бухгалтерскую службу, участие в инвентаризациях остатков и т.д. Осуществление приёма, хранения и выдачи ТМЦ;
• взаимодействие с курьерскими службами, почтой, службами такси, химчистки и т.п.;
• обеспечение пожарной безопасности в помещениях Работодателя;
• контроль функционирования охранной системы офиса.

2.       Организовывать командировки сотрудников (по всей РФ и СНГ):

• бронирование авиа- и железнодорожных билетов, трансфера, гостиницы;
• поддержание в актуальном состоянии базы данных гостиниц;
• подготовка приказов на командировки работников;
• поддержание реестра командировок в актуальном статусе.

3.       Обеспечивать административную поддержку внешних и внутренних мероприятий:

• организация кофе-брейков и питания для внутренних мероприятий Фонда: подбор поставщиков, согласование меню, оформление заказов, контроль своевременности доставки и качества услуг, подготовка необходимых канцтоваров и сувенирной продукции;
• подготовка конференц-зала, переговорных комнат для внутренних и внешних мероприятий; оформление необходимой документации по использованию конференц-зала Фонда внешними гостями;
• подготовка проектов приказов по организации мероприятий.

4.        Ведение договорной работы, документооборота, контроль оплаты счетов:

• отслеживание сроков договоров по своим контрагентам, своевременное инициирование продления договоров, подготовка проектов новых договоров и соглашений, отслеживание подписания дополнительных соглашений, получения, проверки и подписания ответственными лицами сопроводительной документации/счетов/актов/УПД;
• своевременное размещение копий сканированных документов на сервере и передача оригиналов документов в бухгалтерскую службу;
• поддержание реестра входящих и исходящих документов по контрагентам в актуальном статусе;
• отслеживание своевременности согласования и оплаты счетов по своему направлению.

Мы ожидаем от кандидата:

• высшее образование;
• обязательный опыт работы не менее 3-х лет с аналогичными функциями: обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ товаров и услуг, взаимодействие со службами эксплуатации офиса и т.п.), организация командировок, делопроизводство/документооборот (опыт подготовки проектов приказов, договоров и т.п.);
• опытный пользователь ПК, умение работать с оргтехникой и мини АТС;
• умение работать с большим объёмом информации в режиме многозадачности;
• личные качества: развитые организаторские способности, умение систематизировать информацию, высокая степень аккуратности и внимательности при работе с документами, грамотная речь (устная и письменная), доброжелательность, умение устанавливать контакт, ответственность, культура общения, активность;
• английский язык – intermediate;
• приветствуется опыт работы в благотворительных фондах или волонтёрская деятельность.

• ведение календаря генерального директора, работа с электронной почтой;
• организация внутренних и внешних встреч;
• полное сопровождение командировок (оформление документов, обеспечение транспорта, билеты, гостиницы, график встреч);
• ведение деловой переписки на русском и английском языках;
• сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
• подготовка документов на подпись и распределение документооборота по соответствующим подразделениям;
• сбор и подготовка ежеквартальных отчетов по работе Фонда;
• подготовка и обеспечение заседаний Совета Фонда и Попечительского совета Фонда;
• ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений генерального директора.

• релевантного опыта работы не менее 3 лет;
• знания делопроизводства (деловая переписка, согласование договоров и приказов);
• умения работать в режиме многозадачности;
• стрессоустойчивости, внимательности к деталям, грамотности;
• умения работать самостоятельно и в команде;
• уверенного знания MS Office;
• знания английского языка на уровне не ниже продвинутого.

Вам предстоит:

• встреча гостей Фонда и сообщение коллегам о посетителях;
• заказ пропусков для посетителей Фонда и автотранспорта (личного и грузового);
• работа с входящими телефонными звонками в зоне своей компетенции, перераспределение их ответственным сотрудникам Фонда;
• курирование корреспонденции в почтовом ящике info@fondpotanin.ru (ответ на входящие письма/переадресация сообщений сотрудникам соответствующих Дирекций);
• оказание помощи в подготовке внутренних и внешних мероприятий Фонда в рамках своей зоны ответственности;
• нести ответственность за чистоту и порядок в общих зонах (переговорные комнаты, ресепшн, кухня, телефонные будки, склад);
• контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иных устройств вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и технического обслуживания;
• прочие функции по распоряжению непосредственного и вышестоящего руководителя в пределах своих компетенций.

• релевантный опыт работы не менее 3-х лет;
• опытный пользователь ПК;
• знание делового этикета и основ делопроизводства;
• личные качества: грамотная речь, коммуникабельность, доброжелательность, активность, ответственность, пунктуальность, клиентоориентированность, навык работы в режиме многозадачности;
• английский язык – intermediate.

• административная и организационная поддержка проектов:

  - участие в оформлении договоров, контроль сроков выполнения работ и закрытия договоров;
  - проверка документов на полноту и правильность оформления;
  - организация рабочих совещаний/встреч;
  - оформление     необходимых    для     сопровождения     проекта     документов (корреспонденция, протоколы совещаний и др.);
  - организационно-логистическое обеспечение работы экспертов;
  - подготовка программ командировок;
  - учет информационных материалов, сувенирной продукции по проектам;
  - сбор и подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, презентаций;
  - cоставление отчетности;
  - коммуникация с подрядчиками, партнерами и пр.;
  - участие в организации email-рассылок. 

• организация работы с партнерами и контрагентами в ходе грантовых конкурсов, сопровождения поддержанных проектов, иной деятельности Фонда;
• подготовка и администрирование грантовых конкурсов;
• подготовка мероприятий: конференций, форумов, встреч с участниками конкурсов;
• консультирование по вопросам участия в конкурсах и использования полученной поддержки;
• взаимодействие с благополучателями по исполнению условий получения финансовой и нефинансовой поддержки;
• анализ деятельности благополучателей на предмет выявления рисков и разработки методов их устранения, в том числе цифровой и очный мониторинг;
• проверка содержательной и финансовой отчетности, анализ проектов, первичной документации;
• подготовка заявок на перечисление денежных средств получателям финансирования;
• подготовка отчетов по итогам проведения конкурсов, мониторинга, реализации поддержанных проектов.

• знание принципов организации грантовых конкурсов и грант-менеджмента;
• знание основ законодательства, регулирующего деятельность НКО, является преимуществом;
• умение составлять и оформлять документы: пакеты конкурсной документации, договоры, протоколы, распоряжения, справки и др., работа с презентациями;
• умение оценивать риски грантовых конкурсов и поддержанных проектов, разрабатывать меры их снижения;
• уверенное владение современными информационно-коммуникационными технологиями: пакетом MS Office (Word, Excel, Power Point), средствами голосовой и видео-конференц-связи, инструментами массовых рассылок и др.;
• уровень владения английским языком - продвинутый;
• умение работать самостоятельно и в команде;
• стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;
• опыт работы с большими объёмами данных;
• отличные коммуникативные навыки и навыки публичных выступлений (презентации, консультации, семинары, встречи);
• готовность к командировкам.